Miks tööstuses võluvitsana võetav ERP/MRP alati ei aita?
Juhtimis- ja tootmistarkvarasid võrreldakse tihti peale tööstuses masinate või seadmetega. Suures pildis on see ju ka õige, sest tarkvara on samuti tööriist ning teeb täpselt seda, mis "talle öeldakse". Erinevus on ainult selles, et selle tööriista (ERP) kasutamise peavad ära õppima kõik ettevõtte töötajad ning neid on mitmeid, erinevalt näiteks CNC masinaoperaatoritest, keda on loetud arv ja keda koolitate põhjalikult enne tööle asumist.
Liialdamata saan öelda, et olen kuulnud suure tootmisettevõtte tootmisjuhti ütlemas, et ta loodab ERP-st võlukepikest, mis lahendab kõik nende probleemid.
Sellise ettevõtte puhul võin kindlalt väita, et nii see kindlasti olema ei hakka! Väga suur saab olema selle ettevõtte üllatus kui nad avastavad, et on vaja palju enamat kui head tarkvara oma probleemide lahendamiseks.
Seega ei ole liiast rõhutada, et tootmistarkvara võimaldab lahendada või loob võimalused erinevate probleemide lahendamiseks ettevõtte juhtimises, mitte ei lahenda neid.
Sa jätad kodutööd tegemata!
Iga suurema juhtimis- või tootmistarkvara edukaks juurutuseks ja toimimiseks peavad olema täidetud teatud eeltingimused. Arvestades juhtimistarkvara maailmas käibefraasideks muutunud lauseid, "Garbage in, garbage out" ja "ERP kiirendab, automatiseerib ja lihtsustab protsesse", siis on väga oluline ära teha just järgmised kodutööd:
1. Puhasta, korrasta ja kategoriseeri oma andmed!
Andmete põhjal sa hakkad tegema otsuseid, kuid selleks, et teha kiireid ja paindlike otsuseid, sa pead neid andmeid usaldama. Kuid mitte pimesi usaldama, vaid pigem kehtib siin reegel ˗ usalda aga kontrolli! Andmed peavad olema kontekstis ja kergelt loetavad, et saaks neid ikkagi aeg-ajalt kogemuse baasilt hinnata.
2. Protsesside korrastus ja puhastus.
Digitaalsete protsesside puhul võib väita, et efektiivsus on tootlikkusest olulisem. See tähendab, et olulisem on teha õigeid asju õigel moel, mitte lihtsalt kiiresti. Veendu, et sa EI automatiseeriks, kiirendaks ega lihtsustaks vigade tegemist ja ebaefektiivsust! ä
Tarkvaral on alati kasutajad!
Komplektse tarkvara, nagu ka iga automatiseeritud süsteemi, nõrgimaks kohaks on paraku inimene või siis kokkupuutepunkt inimesega. Nii ilmselgelt kui see ka kõlab, siis seda, et tarkvaral on kasutajad, kiputakse unustama või tähelepanuta jätma.
Iga suurema juhtimistarkvara, näiteks ERPi, juurutamine ja kasutusele võtmine tähendab ka harjumuste ja mõttemaalima muutust. Isegi kui inimesed saavad aru muutuste vajalikkusest ja on nõus muutuste iseloomuga, siis muutuste elluviimine ja sellega kaasa tulemine on hoopis teine teema.
Vastuseis muutustele on enamusse meisse sisse kirjutatud ja selle vastuseisu muutmine eeldab väga head juhti, eestvedajat ja vahel ka „lapsehoidjat“.
Ühtlane, väheste vigadega ja stabiilne süsteemi kasutamine eeldab ka ühtlast oskuste taset ja järjekindlust tarkvara kasutajatelt. Koolituste mahtu ja vajalikkust ei ole peaaegu kunagi võimalik ülehinnata, kuid parim koolitus on reaalne süsteemi kasutus.
Muutused vajavad juhtimist!
Uus tarkvara loob uusi võimalusi, uued võimalused toovad uusi tegevusi või muutusi vanades tegevustes. Suuremal või vähemal määral on uue tarkvara puhul siiski tegemist alati muudatustega protsessides, tegevustes ja võimalustes, kui just ei ole tegemist tehnilise vajadusega muuta tarkvara versiooni või uuendada arhitektuuri.
Ettevõtte juhi üheks raskemaks ülesandeks on peaaegu alati muudatuste juhtimine. Samas on see aga aspekt juhtimises, millele palju tähelepanu ei pöörata. Tihti arvatakse, et juhtimise olemus on otsuste tegemine aga mitte nende otsustega kaasa minemine ja eeskujuks olemine. Kindlasti on otsuste tegemine oluline osa juhi tegevustest, kuid nende otsuste efektiivne elluviimine ja rakendamine on veelgi olulisem just selleks, et toimuks reaalne muutus.
Muudatuste juhtimise üheks aspektiks on muudatusega kaasnevate ootuste ja reaalsete tulemuste vaheliste lünkade täitmine. Muudatuste juhtimise ülesandeks on toetada neid, kes viivad muutust ellu kui ka neid, kelle tegevused muutuvad ja seda just sellepärast, et et inimeste ootuste ja muudatuste tulemuste vahel ei oleks suured erinevused.
Sellekohaseid andmeid, mis toetavad muudatuste juhtimise vajalikust ja näitavad selle mõju ROI-le, saab pidada küllaltki selgeteks. Nt. Prosci korrelatsiooniandmete enam kui 2000 andmepunkti 10 aasta kohta näitavad, et suurepärase muudatuste juhtimisega muutused täidavad eesmärke kuus korda tõenäolisemalt kui halva muudatuste juhtimisega.
Seepärast soovitan, ärge jätke muutuste protsessi juhuse hooleks! Muudatuste juhtimist saab edukalt võrrelda projektijuhtimisega, teil on eesmärgistatud plaan vaheeesmärkidega, eelarve, tegevused, väljundid, ressurss ja riskijuhtimine. Selline projektijuhtimise laadne lähenemine võimaldab ka muudatuste juhtimise puhul minimeerida liigset ebaõnnestumise riski.
Kuivõrd keeruka tarkvara kasutusele võtmine on suur muutus ja suure muutuse puhul on väga oluline muutuse juhtimine, siis hinda realistlikult oma võimekust seda muutust ellu viia vastates järgnevatele küsimustele:
- Kas see muutus on kooskõlas Sinu pikaajaliste plaanidega?
- Kas Sul on võimekust seda muutust juhtida?
- Kas Sul on olemas vajalikud oskused ja teadmised muutuse elluviimiseks?
- Kas Sul on ressurssi (aeg ja raha) muutuse elluviimiseks?
- Kas Sul on teostatav projektiplaan muutuse teostamiseks?
- Kas Sa vajad abi?
