Digitaliseerimine ja automatiseerimine on suures hoos ja teeb iga aastaga uusi rekordeid, suurenevad riigipoolsed toetused annavad hoogu juurde ka tagasihoidlikumatele ettevõtetele.

Mida peaks aga tegema selleks, et digitaliseerimise plaani raames tehtud investeeringud tootmistarkvaradesse ka tegelikult kasu tooksid?

Tihti on digiauditi või digitaliseerimisplaani järelduseks, et ettevõttel on vajadus juurutada kas ERP, MES või MRP efektiivsema töökorralduse tagamiseks. Üldjuhul on see nii ajaliselt kui rahaliselt suur investeering ning paljud ettevõtted arvavad, et seda investeeringut tehes nad lahendavad võluväel oma probleemid efektiivsusega ja kasumi numbrid hakkavad iseenesest paranema.

Tuleb aga meeles pidada, et igasugune tootmistarkvara siiski vaid võimaldab tõsta efektiivsust ja kasumi numbrit mitte ei tee seda iseenesest. 

Joosep Aru

Nii nagu iga suure investeeringu puhul, peab ettevõte tegema ROI (Return Of Investment) arvestuse, nii ka ERP puhul. See eeldab, et hoolikalt on läbi mõeldud millist kasu, muutust või arengut oodatakse ERP kasutusele võtmisega. Ainult siis on võimalik ka konkreetselt arvestada ja ülevaadet saada, kas ja millisel määral on ERP kasu toonud. 

Juurutusprojektide käigus oleme kuulnud korduvalt samu soove, mida ettevõtted loodavad saada ERP-i kasutamisest:

• efektiivsuse kasv;
• tootmisprotsesside planeerimise võimalus, selgus ning lihtsus;
• materjalide parema saadavus (õige asi õigel ajal õiges kohas);
• kulude jälgitavus.

Paraku ükski nendest soovidest ei saa olla eesmärgiks omaette, kui nendega ei kaasne mõõdetavat käibe kasvu, kasumi suurenemist või kulude vähenemist.

Ükskõik millised lühiajalised eesmärgid endale seatakse, siis üldjuhul need taanduvad järgneva kolme kategooria hulka:

• käive;
• kasum;
• kulud.

Aga mida siis teha, et ERP saavutaks oma eesmärgi ja mõjutaks otseselt või kaudselt, kuid mõõdetavalt, eelnevat kolme kategooriat?

Vaja on tähelepanu pöörata järgmisele kolmele valdkonnale:

1) Andmed

Üks asi, mis kindlasti muutub ERP kasutusele võtmisega on andmete hulga suurenemine ja kättesaadavus. Ettevõttel on võimalik hakata tegema andmetel põhinevaid otsuseid. Selleks tuleb hoolt kanda, et need andmed oleksid ajakohased ja õiged. Kasutajad peavad aru saama, kust andmed tulevad ja kuidas nad mõjutavad protsessi alla- ja ülesvoolu. 

Andmesisestajad, olgu nad siis töötajad töötunde märkides või müügiinimesed prognoose sisestades, peavad olema täiel määral teadlikud ja vastutavad oma sisestatud andmete kvaliteedi eest.

Hoiduda tuleb andmete "mudimisest". Tulles “Exceli keskkonnast”, kus on lihtne andmeid muuta sobivas suunas, peavad ERP keskkonnas andmed olema selged ja fikseeritud.

BOM-id ja ennustused tuleb hoida korras ja puhtad, et tekiksid õiged soovitused ja prognoosid.

Vastasel juhul ERPi tehtud soovitused pole reaalsed ning siis võivad tagasi tulla “kõhutundel” tehtud otsused, kuid sellest just oligi soov vabaneda.

Näiteks pärast ERPi juurutust hakkab ladu suurenema, vastupidiselt soovitule, siis tuleb vaadata andmed üle - kas materjalide kogus BOM-ides on korrektne; kas tootmisplaan on "up to date"?

Veendu, et saad andmeid, mida soovisid ja kasuta neid, tegutse nende põhjal, ainult siis on sellest kasu.

Joosep Aru

2) Protsessid

Hea praktika on protsessid üle vaadata enne ERP juurutamist. Aga seda võib ja peab tegema ka peale mõningast ERP kasutamist, sest ERP vaid võimendab, kiirendab ja automatiseerib teie ebaefektiivseid protsesse.

Protsessi analüüsimiseks võib kasutada:

• väärtusahela analüüsi (VSM);
• voodiagramme;
• juurpõhjuse analüüsi.

Halvasti toimivad ERP süsteemid tekivad eelkõige “tänu” ebaefektiivsetele protsessidele ning inimestele. ERPi võib süüdistada, kuid ega auto ise kraavi sõida, kõik saab alguse (auto)juhist...

Pidevalt on vaja jälgida ERP arengut ettevõttes, sest see muutub ja areneb aja jooksul ja jääb harva selliseks nagu vahetult pärast kasutusel võtmist. Järelikult tulebki uurida, kas tekkinud muutused on paremuse või halvemuse suunas.

Kui pärast ERPi juurutust hakkavad “sisse imbuma” Exceli tabelid ja kasutajad “ripuvad” telefoni otsas ERP konsultantidega, siis see tähendab, et ERPi kasutusoskused ei ole kinnistunud ja usaldus süsteemi suhtes on madal.

Kui ettevõte areneb, kasvab ja muutub, siis on vaja paralleelselt arendada ka ERP-d. Seega ärge üritage jätkata pärast go-live nii nagu tegite seda enne.

Korrasta, parenda ja uuenda oma protsesse, ERP võimendab, automatiseerib ja kiirendab neid.

Joosep Aru

 3)Inimesed

Kõik eelnev sõltub, kui mitte täielikult siis suurel määral, inimestest. Andmete kvaliteet ja protsesside järgmine on otseselt seotud ERP kasutajate teadlikkuse, lojaalsuse ja motivatsiooniga.

Tihti on muutustega seoses suurimaks probleemiks inimesed, kes on erinevatel põhjustel muutuste vastu. Seepärast on vaja hoolt kanda selles eest, et ERPi kasutus ei jääks nende inimeste taha “kinni”, kes ei soovi arenguga kaasa minna.

Vaja on rääkida oma töötajatega, et saada otsest tagasisidet ja neid kuulata. Alles seejärel arendage oma töökeskkonda, et säilitada või tõsta ERP kasutuse kvaliteeti.

Kindlasti tuleb dokumenteerida ERP kasutamise kokkulepped, protseduurid ja õpitud kogemused, sest inimesed vahetud, unustavad ja nii võib ERP kasutamine muutuda mitte ilmtingimata paremuse suunas. Seega “püüa välk pudelisse”!

Motiveeri ja koolita oma inimesi järjepidevalt, siis tagad andmete sisestamise kvaliteedi ja protseduuride järgimise.

Joosep Aru