Under åren 2010–2015 byggde VKG nya Petroter-anläggningar. Produktionen var då högsta prioritet, medan IT-stödet kom i andra hand. Sedan år 2000 hade BaaN IV använts för ekonomistyrning. Implementeringen av systemet hade inneburit så många utmaningar att det senare varken fanns vilja eller resurser för vidareutveckling eller versionsuppgraderingar.

Med tiden började systemets begränsade funktionalitet bli ett hinder. I Estland fanns få användare och det var svårt att hitta relevant kompetens. Integrationer var inte möjliga och till och med export av information till Excel var problematisk. När även de tekniska riskerna blev tydliga stod det klart att vi inte kunde fortsätta på samma sätt. Vi beslutade därför att implementera ett nytt ERP-system.

Utifrån våra tidigare erfarenheter visste vi att målet inte enbart kunde vara en ny teknisk lösning. Vi behövde en plattform som gav oss möjlighet att utveckla och effektivisera våra arbetsprocesser.

Det första steget var att sätta samman projektteamet och utvärdera vår interna kompetens. En av våra ekonomichefer frigjordes från sina dagliga arbetsuppgifter för att kunna fokusera på projektet, och vi utsåg huvud- och nyckelanvändare. Därefter kom vårt första bakslag, som senare visade sig vara mycket värdefullt. Den projektledare vi ursprungligen hade utsett internt var en metodisk person som beställde boken Control Your ERP Destiny, läste den och därefter konstaterade två saker. För det första borde projektledaren komma utifrån för att projektet skulle ha bästa möjliga förutsättningar att lyckas. Detta ledde så småningom till vårt samarbete med RockSoft.

Den andra viktiga insikten var att frigöra tillräckligt med tid för de personer som deltog i projektet, så att de verkligen kunde fokusera på arbetet.

Vi är nöjda med resultatet, och framgången kan mätas på flera olika sätt. Vi jämförde till exempel hur mycket tid vissa arbetsmoment tog före och efter implementeringen. För mig som chef är ett av de tydligaste tecknen på att projektet har lyckats att människor inte längre pratar om ERP-systemet – det betyder helt enkelt att det fungerar.

RockSofts professionella projektledning hjälpte oss att fokusera på rätt frågor, höjde ambitionsnivån i vårt eget arbete och gjorde det lättare att följa implementeringsprocessen. Ur ett tekniskt perspektiv hade vi inte själva kunnat organisera arbetet på samma detaljerade nivå. RockSoft har dessutom kunskap och erfarenhet som vi själva saknar, vilket hjälper oss att undvika misstag även vid inköp av tjänster från systemleverantörer och implementeringspartners.

Att anlita en extern projektledare är ett ganska naturligt val för oss, även om arbetssättet kan vara mindre bekant för andra. När man tar hänsyn till att en intern projektledare ändå måste frigöras från sina ordinarie arbetsuppgifter är det minst lika logiskt att ta in en extern projektledare.