I perioden 2010–2015 bygget VKG nye Petroter-anlegg. Produksjonen hadde høyeste prioritet, mens IT-støtte kom i andre rekke. Siden år 2000 hadde BaaN IV vært brukt til økonomistyring. Implementeringen av systemet hadde vært så utfordrende at det senere verken var ønske eller kapasitet til videreutvikling eller versjonsoppgraderinger.

Etter hvert begynte den begrensede funksjonaliteten å bli en hindring. I Estland var det få brukere og begrenset tilgang på relevant kompetanse. Integrasjoner var ikke mulig, og selv eksport av informasjon til Excel var problematisk. Da også den tekniske risikoen ble tydelig, var det klart at vi ikke kunne fortsette på samme måte. Derfor besluttet vi å implementere et nytt ERP-system.

Basert på våre tidligere erfaringer visste vi at målet ikke bare kunne være en ny teknisk løsning. Vi trengte en plattform som ga oss mulighet til å videreutvikle og effektivisere arbeidsprosessene våre.

Det første steget var å etablere prosjektteamet og vurdere vår interne kompetanse. En av økonomilederne våre ble frigjort fra sine daglige oppgaver for å kunne fokusere på prosjektet, og vi utnevnte hovedbrukere og nøkkelbrukere. Deretter kom vårt første tilbakeslag, som senere viste seg å være svært verdifullt. Prosjektlederen vi opprinnelig hadde valgt internt, var en metodisk person som bestilte boken Control Your ERP Destiny, leste den og deretter konkluderte med to ting. For det første burde prosjektlederen hentes inn eksternt for å gi prosjektet best mulige forutsetninger for å lykkes. Dette førte etter hvert til samarbeidet med RockSoft.

Den andre viktige erkjennelsen var at personene som deltok i prosjektet, måtte få frigjort tilstrekkelig tid til å kunne konsentrere seg om arbeidet.

Vi er fornøyde med resultatet, og suksessen kan måles på flere måter. Vi sammenlignet for eksempel hvor mye tid enkelte arbeidsoppgaver tok før og etter implementeringen. For meg som leder er et av de tydeligste tegnene på at prosjektet har lykkes, at folk ikke lenger snakker om ERP-systemet – det betyr ganske enkelt at det fungerer.

Profesjonell prosjektledelse fra RockSoft gjorde det mulig for oss å fokusere på de riktige problemstillingene, hevet ambisjonsnivået i vårt eget arbeid og gjorde det enklere å følge implementeringsprosessen. Fra et teknisk perspektiv ville vi ikke selv vært i stand til å organisere arbeidet på et så detaljert nivå. RockSoft har dessuten kunnskap og erfaring som vi selv ikke har, noe som hjelper oss med å unngå feil også når vi kjøper tjenester fra systemleverandører og implementeringspartnere.

Å hente inn en ekstern prosjektleder er et ganske naturlig valg for oss, selv om denne arbeidsformen kan være mindre kjent for andre. Når man tar hensyn til at en intern prosjektleder uansett må frigjøres fra sine ordinære arbeidsoppgaver, er det minst like naturlig å hente inn prosjektlederen eksternt.