Vuosina 2010–2015 VKG rakensi uusia Petroter-laitoksia. Tuotanto oli tuolloin etusijalla ja IT-tuki jäi toissijaiseksi. Taloushallinnossa oli vuodesta 2000 lähtien käytössä BaaN IV. Järjestelmän käyttöönotossa oli aikanaan niin paljon haasteita, ettei myöhemmin ollut halua eikä resursseja jatkokehitykseen tai versiopäivityksiin.

Jossain vaiheessa järjestelmän rajallinen toiminnallisuus alkoi kuitenkin muodostua esteeksi. Virossa järjestelmällä oli vähän käyttäjiä ja siihen liittyvää osaamista oli vaikea löytää. Integraatiot eivät olleet mahdollisia, ja jopa tietojen vieminen Exceliin oli ongelmallista. Kun myös tekniset riskit tulivat näkyviksi, oli selvää, ettei samalla tavalla voitu enää jatkaa. Päätimme ottaa käyttöön uuden ERP-järjestelmän.

Aiemmasta kokemuksestamme tiesimme, ettei tavoitteena voinut olla pelkästään uusi tekninen ratkaisu. Tarvitsimme alustan, joka antaisi meille mahdollisuuden uudistaa työprosessimme mahdollisimman tehokkaiksi.

Ensimmäiseksi kokosimme projektitiimin ja arvioimme omaa osaamistamme. Vapautimme yhden talouspäällikön päivittäisistä tehtävistään projektia varten sekä nimesimme pääkäyttäjät ja avainkäyttäjät. Tämän jälkeen kohtasimme ensimmäisen takaiskun, joka osoittautui myöhemmin erittäin hyödylliseksi. Sisäisesti valitsemamme projektipäällikkö oli järjestelmällinen henkilö, joka tilasi kirjan Control Your ERP Destiny, luki sen ja ilmoitti sen jälkeen kaksi asiaa. Ensinnäkin projektin onnistumisen kannalta projektipäällikön tulisi tulla organisaation ulkopuolelta. Tämä johti lopulta yhteistyöhön RockSoftin kanssa.

Toinen tärkeä asia oli vapauttaa projektissa mukana olevien ihmisten aikaa, jotta he pystyivät keskittymään projektiin kunnolla.

Olemme tyytyväisiä lopputulokseen, ja onnistumista voidaan arvioida monella tavalla. Vertailimme esimerkiksi tiettyihin toimintoihin käytettyä aikaa ennen järjestelmän käyttöönottoa ja sen jälkeen. Johtajana yksi tärkeimmistä onnistumisen merkeistä minulle on se, etteivät ihmiset enää puhu ERP-järjestelmästä – se tarkoittaa, että järjestelmä yksinkertaisesti toimii.

RockSoftin ammattimainen projektinhallinta auttoi meitä keskittymään oikeisiin asioihin, nosti myös oman työmme vaatimustasoa ja auttoi seuraamaan käyttöönottoprosessin etenemistä. Teknisestä näkökulmasta emme olisi itse pystyneet organisoimaan näin yksityiskohtaista kokonaisuutta. Lisäksi RockSoftilla on sellaista osaamista ja kokemusta, jota meillä itsellämme ei ole. Tämä auttaa välttämään virheitä myös silloin, kun hankitaan palveluita järjestelmän käyttöönottokumppaneilta.

Päätös palkata projektipäällikkö organisaation ulkopuolelta on meille melko luonteva ratkaisu, vaikka monille muille se saattaa olla vieraampi toimintatapa. Kun ottaa huomioon, että sisäinen projektipäällikkö pitäisi joka tapauksessa vapauttaa muista työtehtävistään, ulkopuolisen projektipäällikön käyttäminen on erittäin järkevä vaihtoehto.